Senin, 05 April 2010

KECURANGAN: PENGERTIAN DAN PENCEGAHAN

Seiring dengan tekad pemerintah untuk melakukan pemberantasan tindak pidana korupsi (TPK), maka ada baiknya kita mengetahui apa yang dimaksud dengan kecurangan. Tulisan ini mencoba membahas mengenai kecurangan (fraud) terlebih dahulu. Pada edisi ASEINews berikutnya, penulis akan menghubungkannya dengan TPK/KKN dan fraud audit atau audit investigasi yang lagi sering dibahas orang berkaitan dengan kasus KPU. Oleh karena itu, keep in touch ya….

Definisi Kecurangan
Yang dimaksud dengan kecurangan (fraud) sangat luas dan ini dapat dilihat pada butir mengenai kategori kecurangan. Namun secara umum, unsur-unsur dari kecurangan (keseluruhan unsur harus ada, jika ada yang tidak ada maka dianggap kecurangan tidak terjadi) adalah:
 Harus terdapat salah pernyataan (misrepresentation)
 dari suatu masa lampau (past) atau sekarang (present)
 fakta bersifat material (material fact)
 dilakukan secara sengaja atau tanpa perhitungan (make-knowingly or recklessly)
 dengan maksud (intent) untuk menyebabkan suatu pihak beraksi.
 Pihak yang dirugikan harus beraksi (acted) terhadap salah pernyataan tersebut (misrepresentation)
 yang merugikannya (detriment).
Kecurangan dalam tulisan ini termasuk (namun tidak terbatas pada) manipulasi, penyalahgunaan jabatan, penggelapan pajak, pencurian aktiva, dan tindakan buruk lainnya yang dilakukan oleh seseorang yang dapat mengakibatkan kerugian bagi organisasi/perusahaan.

Kategori Kecurangan
Pengklasifikasian kecurangan dapat dilakukan dilihat dari beberapa sisi.

Berdasarkan pencatatan
Kecurangan berupa pencurian aset dapat dikelompokkan kedalam tiga kategori:
a. Pencurian aset yang tampak secara terbuka pada buku, seperti duplikasi pembayaran yang tercantum pada catatan akuntansi (fraud open on-the-books, lebih mudah untuk ditemukan).
b. Pencurian aset yang tampak pada buku, namun tersembunyi diantara catatan akuntansi yang valid, seperti: kickback (fraud hidden on the-books)
c. Pencurian aset yang tidak tampak pada buku, dan tidak akan dapat dideteksi melalui pengujian transaksi akuntansi “yang dibukukan”, seperti: pencurian uang pembayaran piutang dagang yang telah dihapusbukukan/di-write-off (fraud off-the books, paling sulit untuk ditemukan)

Berdasarkan frekuensi
Pengklasifikasian kecurangan dapat dilakukan berdasarkan frekuensi terjadinya:
a. Tidak berulang (non-repeating fraud). Dalam kecurangan yang tidak berulang, tindakan kecurangan — walaupun terjadi beberapa kali — pada dasarnya bersifat tunggal. Dalam arti, hal ini terjadi disebabkan oleh adanya pelaku setiap saat (misal: pembayaran cek mingguan karyawan memerlukan kartu kerja mingguan untuk melakukan pembayaran cek yang tidak benar).
b. Berulang (repeating fraud). Dalam kecurangan berulang, tindakan yang menyimpang terjadi beberapa kali dan hanya diinisiasi/diawali sekali saja. Selanjutnya kecurangan terjadi terus-menerus sampai dihentikan. Misalnya, cek pembayaran gaji bulanan yang dihasilkan secara otomatis tanpa harus melakukan penginputan setiap saat. Penerbitan cek terus berlangsung sampai diberikan perintah untuk menghentikannya.

Bagi auditor, signifikansi dari berulang atau tidaknya suatu kecurangan tergantung kepada dimana ia akan mencari bukti. Misalnya, auditor harus mereview program aplikasi komputer untuk memperoleh bukti terjadinya tindakan kecurangan pembulatan ke bawah saldo tabungan nasabah dan pengalihan selisih pembulatan tersebut ke suatu rekening tertentu.

Berdasarkan konspirasi
Kecurangan dapat diklasifikasikan sebagai: terjadi konspirasi atau kolusi, tidak terdapat konspirasi, dan terdapat konspirasi parsial. Pada umumnya kecurangan terjadi karena adanya konspirasi, baik bona fide maupun pseudo. Dalam bona fide conspiracy, semua pihak sadar akan adanya kecurangan; sedangkan dalam pseudo conspiracy, ada pihak-pihak yang tidak mengetahui terjadinya kecurangan.

Berdasarkan keunikan
Kecurangan berdasarkan keunikannya dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Kecurangan khusus (specialized fraud), yang terjadi secara unik pada orang-orang yang bekerja pada operasi bisnis tertentu. Contoh: (1) pengambilan aset yang disimpan deposan pada lembaga-lembaga keuangan, seperti: bank, dana pensiun, reksa dana (disebut juga custodial fraud) dan (2) klaim asuransi yang tidak benar.
b. Kecurangan umum (garden varieties of fraud) yang semua orang mungkin hadapi dalam operasi bisnis secara umum. Misal: kickback, penetapan harga yang tidak benar, pesanan pembelian/kontrak yang lebih tinggi dari kebutuhan yang sebenarnya, pembuatan kontrak ulang atas pekerjaan yang telah selesai, pembayaran ganda, dan pengiriman barang yang tidak benar.

Gejala Adanya Kecurangan
Pelaku kecurangan di atas dapat diklasifikasikan kedalam dua kelompok, yaitu: manajemen dan karyawan. Kecurangan yang dilakukan oleh manajemen umumnya lebih sulit ditemukan dibandingkan dengan yang dilakukan oleh karyawan. Oleh karena itu, perlu diketahui gejala yang menunjukkan adanya kecurangan tersebut.

Gejala kecurangan manajemen
 Ketidakcocokan diantara manajemen puncak
 Moral dan motivasi karyawan rendah
 Departemen akuntansi kekurangan staf
 Tingkat komplain yang tinggi terhadap organisasi/perusahaan dari pihak konsumen, pemasok, atau badan otoritas
 Kekurangan kas secara tidak teratur dan tidak terantisipasi
 Penjualan/laba menurun sementara itu utang dan piutang dagang meningkat
 Perusahaan mengambil kredit sampai batas maksimal untuk jangka waktu yang lama
 Terdapat kelebihan persediaan yang signifikan
 Terdapat peningkatan jumlah ayat jurnal penyesuaian pada akhir tahun buku.

Gejala kecurangan karyawan
 Pembuatan ayat jurnal penyesuaian tanpa otorisasi manajemen dan tanpa perincian/penjelasan pendukung
 Pengeluaran tanpa dokumen pendukung
 Pencatatan yang salah/tidak akurat pada buku jurnal/besar
 Penghancuran, penghilangan, pengrusakan dokumen pendukung pembayaran
 Kekurangan barang yang diterima
 Kemahalan harga barang yang dibeli
 Faktur ganda
 Penggantian mutu barang

Tindakan/perilaku pelaku kecurangan
Berikut merupakan daftar perilaku seseorang yang harus menjadi perhatian auditor karena dapat merupakan indikasi adanya kecurangan yang dilakukan orang tersebut, yaitu:
 Perubahan perilaku secara signifikan, seperti: easy going, tidak seperti biasanya, gaya hidup mewah.
 Sedang mengalami trauma emosional di rumah atau tempat kerja
 Penjudi berat
 Peminum berat
 Sedang dililit utang
 Temuan audit atas kekeliruan (error) atau ketidakberesan (irregularities) dianggap tidak material ketika ditemukan
 Bekerja tenang, bekerja keras, bekerja melampaui jam kerja, sering bekerja sendiri
 Gaya hidup di atas rata-rata
 Mobil atau pakaian mahal.

Faktor Pendorong Kecurangan & Pencegahannya
Terdapat empat faktor pendorong seseorang untuk melakukan kecurangan, yang disebut juga dengan teori GONE, yaitu:

 Greed (keserakahan)
 Opportunity (kesempatan)
 Need (kebutuhan)
 Exposure (pengungkapan)

Faktor Greed dan Need merupakan faktor yang berhubungan dengan individu pelaku kecurangan (disebut juga faktor individual). Sedangkan faktor Opportunity dan Exposure merupakan faktor yang berhubungan dengan organisasi sebagai korban perbuatan kecurangan (disebut juga faktor generik/umum).

Faktor generik
Kesempatan (opportunity) untuk melakukan kecurangan tergantung pada kedudukan pelaku terhadap objek kecurangan. Kesempatan untuk melakukan kecurangan selalu ada pada setiap kedudukan. Namun, ada yang mempunyai kesempatan besar dan ada yang kecil. Secara umum manajemen suatu organisasi/perusahaan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan kecurangan daripada karyawan.

Pengungkapan (exposure) suatu kecurangan belum menjamin tidak terulangnya kecurangan tersebut baik oleh pelaku yang sama maupun oleh pelaku yang lain. Oleh karena itu, setiap pelaku kecurangan seharusnya dikenakan sanksi apabila perbuatannya terungkap.

Faktor individu
Faktor ini melekat pada diri seseorang dan dibagi dalam dua kategori:

 Moral, faktor ini berhubungan dengan keserakahan (greed).
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk mengurangi risiko tersebut adalah:
 Misi/tujuan organisasi/perusahaan, ditetapkan dan dicapai dengan melibatkan seluruh pihak (manajemen dan karyawan)
 Aturan perilaku pegawai, dikaitkan dengan lingkungan dan budaya organisasi/perusahaan
 Gaya manajemen, memberikan contoh bekerja sesuai dengan misi dan aturan perilaku yang ditetapkan organisasi/perusahaan
 Praktik penerimaan pegawai, dicegah diterimanya karyawan yang bermoral tidak baik.

 Motivasi, faktor ini berhubungan dengan kebutuhan (need).
Beberapa cara mengurangi kemungkinan keterlibatan dalam kecurangan:
 Menciptakan lingkungan yang menyenangkan, misalnya: memperlakukan pegawai secara wajar, berkomunikasi secara terbuka, dan adanya mekanisme agar setiap keluhan dapat didiskusikan dan diselesaikan
 Sistem pengukuran kinerja dan penghargaan, yang wajar sehingga karyawan merasa diperlakukan secara adil
 Bantuan konsultasi pegawai, untuk mengetahui masalah secara dini
 Proses penerimaan karyawan, untuk mengidentifikasi calon karyawan yang berisiko tinggi dan sekaligus mendiskualifikasinya
 Kehati-hatian, mengingat motivasi seseorang tidak dapat diamati mata telanjang, sebaliknya produk motivasi tersebut tidak dapat disembunyikan.

Langkah-Langkah Yang Harus Dilakukan Apabila Terdapat Indikasi Kecurangan
Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh suatu organisasi/perusahaan apabila terdapat indikasi kecurangan adalah:
- Uji sumber pengaduan (misal: cek identitas, kredibilitas, kemampuan mengetahui kecurangan tersebut, dan keandalan dari si pelapor/pengadu)
- Tentukan apakah pelapor mengetahui informasi dari tangan pertama (secara pribadi mengetahui terjadinya kecurangan) atau dari pihak lain.
- Tentukan apa motif dari pelapor (balas dendam, cemburu, jengkel, uang)
- Waspada, apabila pelapor meminta uang sebelum memberi penjelasan lebih jauh. Jangan memberikan uang sebelum informasi yang akurat diberikan dan dikonfirmasi dengan saksi yang dapat dipercaya dan dengan dokumen
- Uji lebih jauh dugaan kecurangan tersebut dengan sumber independen dan dokumen
- Jangan mengambil tindakan disiplin tanpa catatan lengkap mengenai tuduhan kecurangan, termasuk identitas pelapor dan keterangan tertulisnya (keterangan lisan tidak cukup)
- Konfirmasi tuduhan tersebut melalui dokumen dan pengakuan/testimony (tertulis dan berkaitan dengan) saksi-saksi lain yang mengetahuinya
- Lakukan pendekatan dengan pemasok atau pihak-pihak lain yang diduga terlibat untuk memperoleh jawaban dan kerjasama mereka
- Lakukan interview terhadap karyawan yang diduga terlibat untuk mengetahui versinya mengenai dugaan kecurangan tersebut (misalnya, apakah pemasok yang mengajukan penawaran atau karyawan yang menetapkan harga dari pemasok)

Langkah-langkah di atas juga dapat digunakan oleh auditor untuk mendeteksi adanya kecurangan, namun disesuaikan dengan kondisi yang ada. Misalnya, auditor memperoleh suatu surat pengaduan dengan identitas yang tidak jelas namun indikasi kecurangan cukup kuat. Dalam hal ini, auditor boleh jadi tetap melakukan audit kecurangan tanpa harus melakukan klarifikasi atas identitas pelapor.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar